সরকারের মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী এবং উপমন্ত্রীদের ভ্রমণ ব্যয় খাতে অর্থ বরাদ্দ পেতে সাত ধরনের তথ্য দিতে হবে বলে পরিপত্র জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ।
পরিপত্রে বলা হয়, সরকারের উপদেষ্টা/মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী এবং উপমন্ত্রী সরকারি কাজে অভ্যন্তরীণ/বিদেশ ভ্রমণ করে থাকেন। তাদের ভ্রমণ খাতের ব্যয় নির্বাহের লক্ষ্যে সরকার মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রী বিষয়ক ইউনিটে অর্থ বরাদ্দ দিয়ে থাকে। সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়/বিভাগ থেকে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দ অথবা ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের লক্ষ্যে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগে বিল দাখিল করা হয়। প্রেরিত বিলের সঙ্গে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র যথাযথভাবে দাখিল না করলে এ সংক্রান্ত কার্যক্রম গ্রহণ করা সম্ভব হয় না।
এজন্য ভ্রমণ ব্যয় খাতে অর্থ বরাদ্দ পেতে সাতটি বিষয় অনুসরণ করতে বলা হয়েছে। সেগুলো হলো:
১. ভ্রমণকারীর স্বাক্ষর ও সিলসহ প্রস্তুত করা বিলের সঙ্গে নিচের প্রমাণকগুলো সংযুক্ত করতে হবে।
(ক) বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকার প্রধান থেকে অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি। (খ) যানবাহনের ভাড়ার প্রকৃত পরিমাণসহ টিকিট। (গ) অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি। (ঘ) আবাসিক হোটেলের প্রকৃত পরিশোধিত বিলের কপি/প্রমাণক। (ঙ) বৈদেশিক মুদ্রায় পরিশোধের ক্ষেত্রে টাকার সঙ্গে বিনিময় হার সংক্রান্ত বিবরণী এবং (চ) অন্যান্য সব ব্যয়ের ভাউচার/প্রমাণক।
২. সরকারপ্রধান থেকে অনুমোদিত সারসংক্ষেপে উল্লিখিত ভ্রমণকালের অতিরিক্ত সময় ভ্রমণ করা হলে পুনরায় অনুমোদন গ্রহণ করতে হবে।
৩. অগ্রিম বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের নির্দেশনা অনুযায়ী ৭ লাখ টাকার অধিক দাবি করা হলে অর্থ বিভাগের অনুমতি গ্রহণ সাপেক্ষে বিল দাখিল করতে হবে।
৪. অগ্রিম অর্থ নিয়ে ভ্রমণের ক্ষেত্রে ভ্রমণ সম্পন্নের ১ মাসের মধ্যে এ অগ্রিমের সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে। পূর্বের অগ্রিম বিল সমন্বয় করা না হলে পরবর্তী ভ্রমণের ক্ষেত্রে অর্থ বরাদ্দ প্রদান করা হবে না।
৫. অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে নথি ব্যবস্থাপনা ও অর্থ ছাড়করণের সুবিধার্থে প্রয়োজনীয় সময় হাতে রেখে বিল দাখিল করতে হবে।
৬. বিল দাখিলের ক্ষেত্রে মূলকপিসহ মোট ৩ সেট দাখিল করতে হবে।
৭. সব ফটোকপির সত্যায়িত কপি দাখিল করতে হবে।
