স্মার্ট ওয়ার্কের সাহায্যে কীভাবে দ্রুত এবং এফিশিয়েন্টলি সব কাজ সামলাবেন, তা হয়তো সবার জানা থাকে না। স্মার্ট ওয়ার্কের কিছু কৌশল নিয়ে আমাদের আয়োজন। লিখেছেন সাবেরা সুলতানা ও ছবি তুলেছেন দীপঙ্কর দীপু
একটি ল ফার্মের ম্যানেজিং ডিরেক্টরের অ্যাসিস্ট্যান্ট সেক্রেটারি নাহিয়ান। পদের নামটি যতটা গুরুত্বপূর্ণ, ঠিক তেমনই কাজের ক্ষেত্রেও ছবিটা খুব একটা আলাদা নয়। সত্য কথা বলতে কি, ম্যানেজিং ডিরেক্টরের প্রায় সিংহভাগ কাজই করতে হয় নাহিয়ানকে। অর্থাত্ অফিসের সর্বোচ্চ পদাধিকারীর ডান হাত ও বাঁ হাত দুটোরই কাজ করতে হয় নাহিয়ানকে। কী নেই নাহিয়ানের কাজের তালিকায়—বসের প্রত্যেকটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট মিটিংয়ের সময় লিখে রাখা আর বারবার মনে করিয়ে দেওয়া বসকে, নাহিয়ানের প্রথম দায়িত্ব। আর এর সঙ্গে তো আছেই মাঝে মাঝে বসের বিজনেস ট্যুরে যাওয়া, প্রেজেন্টেশন বানানো, আবার কোথাও বিশেষ ক্লায়েন্টের সঙ্গে অ্যাপয়েন্টমেন্ট—সবই সামলাতে হয় নাহিয়ানকে। বলে বোঝানো অসম্ভব, আরও কত কী করতে হয় অফিস আওয়ার্সে নাহিয়ানকে। বেশিরভাগ দিনই অফিসিয়াল ওয়ার্কিং আওয়ারের থেকেও অনেক বেশি সময় অফিসে কাটাতে হয় নাহিয়ানকে। তার বস আবার একটু বেশি খুঁতখুঁতে। কাজে সামান্য ভুল হওয়া মানে হাজারটা প্রশ্নের মুখোমুখি হওয়া। এই অমানুষিক কাজের চাপ একেক দিন নাহিয়ানের কাছে ‘নাইটমেয়ার’ হয়ে দাঁড়ায়। আর এর সাথে তো আছেই নাহিয়ানের চার বছরের মেয়ে টুকটুকির দায়িত্ব। টুকটুকির স্কুল, হোমওয়ার্ক দেখানো এবং সব থেকে বেশি করে টুকটুকির সঙ্গে সুন্দর সময় ব্যয় করা—সবকিছু মিলিয়ে মাঝে মাঝে হাঁপিয়ে ওঠে নাহিয়ান।
যাদের প্রায় নাজেহাল অবস্থা অফিসে কাজের প্রেসার সামলাতে সামলাতে, তাদের জন্য একটাই সলিউশন সব থেকে বেশি কার্যকর—মাল্টিটাস্কিংয়ের সাহায্যে স্মার্ট ওয়ার্ক করা। ইংরেজিতে ‘মাল্টিটাস্কিং’ শব্দটির অর্থ হলো এক বিশেষ ধরনের দক্ষতা, যার সাহায্যে একাধিক কাজ একই সময়ে করা যেতে পারে। পৃথিবীজুড়ে সমীক্ষায় দেখা গেছে, ছেলেদের তুলনায় মেয়েরা বেশি দক্ষ মাল্টিটাস্কার। মাল্টিটাস্কিংয়ের প্রয়োজন এখন আমাদের সবার। দক্ষ মাল্টিটাস্কার হতে পারলেই কর্মক্ষেত্রে আপনি পরিচিত হবেন স্মার্ট ওয়ার্কার হিসেবে।
কী করবেন
মাল্টিটাস্কিংয়ের প্রথম এবং শেষ কথা হলো গুছিয়ে কাজ করার ক্ষমতা। প্রত্যেকদিন অফিস ছাড়ার আগে পরের দিনের নির্দিষ্ট কাজের একটা তালিকা তৈরি করে রেখে গেলে পরের দিন কাজ শুরু করতে সুবিধা হবে। এ জন্য প্রথমেই দরকার একটা ভালো প্ল্যানার কাম ডায়েরি। প্রত্যেক দিনের নির্দিষ্ট সময়ের পাশে অফিসিয়াল এনগেজমেন্ট প্রায়োরিটি অনুযায়ী স্পষ্ট করে লিখে নিন। যাতে কোনোভাবেই ভুলে না যান। পরের দিন সকালবেলা নাশতা করতে করতে কাজের তালিকাটায় চোখ বুলিয়ে নিন।
পরে করার জন্য কোনো কাজ ফেলে রাখবেন না। অফিসের সময় অজস্র ফোন নম্বর বা অ্যাপয়েনমেন্ট নোট করতে হতে পারে। বেশিরভাগ সময়ই হাতের কাছে পড়ে থাকা কাগজে হিজিবিজি করে জরুরি মেসেজ লিখে রাখি এবং আমরা তা পরে ভুলে যাই। এই সমস্যা থেকে রেহাই পেতে ফোনে কথা বলার সময় আজে-বাজে কাগজে জরুরি তথ্য লিখলেও তা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ফেয়ার করে লিখে নিন।
হঠাত্ নতুন কাজ এসে যাওয়াও অসম্ভব নয়। এ জন্য সব সময় প্রস্তুত থাকুন।
কারণে অকারণে বাড়িতে অথবা বন্ধু-বান্ধবদের ফোন করে কথা বলে সময় নষ্ট করবেন না। এতে কাজের অনেক ক্ষতি হয়। আপনার পার্সোনাল ফোন কল করার জন্য দিনের মধ্যে একটি সময় নির্দিষ্ট করে নিন।
কাজের চাপ যতই হোক না কেন দুপুরের খাবার বা বিকেলের নাশতা কখনও মিস করবেন না। ক্যাফেটেরিয়ায় গিয়ে খেয়ে নিন। আর যদি গিয়ে খাওয়ার সময় না থাকে, তবে বাড়ি থেকে খাবার নিয়ে আসুন।
কাজের ফাঁকে খাবার কাজটাও সেরে ফেলুন। ফোন করে বন্ধুদের সঙ্গে আড্ডা দিলেও কিছুটা স্ট্রেস রিলিফ হবে। এ ছাড়াও অফিসের কাবার্ডে কয়েকটা কৌটোয় কিছু ড্রাই ফুড রেখে দিন। যাতে কাজ করতে করতেই টুকটাক খেয়ে নিতে পারেন।
